Ein effizientes Human Resources Management ist inzwischen ohne Unterstützung einer geeigneten HR-Software undenkbar geworden. Für ihr Recruiting, Bewerber- und Talent Management haben sich Unternehmen auch bereits größtenteils mit Lösungen eingedeckt. Studien legen aber auch nahe, dass der Einsatz einer Seminarmanagement Lösung lohnend ist. Denn längst ist die Personalentwicklung zum unternehmenskritischen Unterfangen geworden.

HR Software Auslastung in Unternehmen: Der Status Quo

Wann und in welchen Bereichen lohnt sich der Einsatz einer HR Software? Für den HR Software Report 2017 ist das österreichische Magazin „Personalmanager“ gemeinsam mit den Netzwerkportalen HRM.at, HRM.de und HRM.ch dieser Fragen nachgegangen.

Das Ergebnis: 84 Prozent der 150 für den HR Software Report befragten Personaler aus Deutschland, Österreich und der Schweiz setzen inzwischen gezielt HR Software ein, um das Human Resources Management ihres Unternehmens zu unterstützen und effizienter zu gestalten.

Dabei geben 77 Prozent der Personaler an, dass der Einsatz von HR Software für eine erfolgreiche Personalarbeit entscheidend ist, nur sechs Prozent schätzen die digitalen Helfer als „unwichtig“ ein.

Welche HR Software Lösungen vor allem zum Einsatz kommen

Aktuell kommt HR Software vor allem in diesen Bereichen zum Einsatz:

• Lohn- und Gehaltsabrechnung
• Arbeitszeitmanagement
• Bewerbermanagement
• Recruiting
• Personalcontrolling
• Personalverwaltung

Doch diese Einsatzgebiete erfüllen die Bedürfnisse vieler Personaler offenkundig noch nicht ganz. Die Studie ging auch der Frage nach, für welche HR-Prozesse sie künftig Software einsetzen wollen. Hier zeigte sich, dass zum Beispiel Lösungen, die bei der Personalentwicklung unterstützen ganz oben rangieren.

Personalentwicklung ist unternehmenskritisch

Das kommt nicht von ungefähr. Denn das Wissen der Mitarbeiter ist in Zeiten der Digitalisierung längst zur strategischen Ressource geworden, die gemanagt werden muss.

Kern der digitalen Transformation ist, so viele Tätigkeiten wie möglich an den Computer auszulagern. Und mit jeder neuen Technologie, die der Ressource Mensch einen Teil ihrer Arbeit abnimmt, verändern sich deren Aufgabenbereiche.

Stupide Fließband- und Routinejobs sterben aus und so verschieben sie die Verantwortungsgebiete der Menschen in einem Betrieb nach und nach weg vom Abarbeiten vorgegebener Aufgaben hin zur Wissensarbeit.

Mitarbeiter müssen auf Software-Anwendungen geschult werden

Das macht eine kontinuierliche Personalentwicklung innerhalb eines Unternehmens gleich in mehrfacher Hinsicht unerlässlich. Zum Beispiel müssen Unternehmen Sorge tragen, dass User neu angeschaffter Technologien jedweder Art stets auf dem neuesten Stand sind. Denn auch die beste Technik nutzt nur dann etwas, wenn sie vollumfänglich bedient werden kann.

Und in diesem Bereich veraltet Wissen besonders schnell. Die Produktlebenszyklen von Hard- und Software verkürzen sich spürbar und ein Update jagt das andere.

Brachten Hardware-Hersteller im Multimedia-Bereich früher alle paar Jahre ein neues Gerät heraus, dauert es heute maximal ein Jahr, bis die neue Generation auf dem Markt ist. Für Anwender heißt das, sich kontinuierlich mit neuen Inhalten und Funktionen auseinandersetzen zu müssen.

Mitarbeiter müssen auf ihre neue Rolle vorbereitet werden

Zum anderen müssen Arbeitnehmer auf ihre neue Rolle als Wissensarbeiter vorbereitet werden. Mit dem zunehmenden Wegfall alter Standard-Tätigkeiten müssen sie sich inhaltlich Stück für Stück in ihre neue Aufgabenpalette einfinden, die auf sie zukommt.

Dass es auch hier ohne kontinuierliche Schulungen nicht mehr gehen wird, belegt die Studie „Ressource Weiterbildung“ der ManpowerGroup, für die 18.000 Arbeitgeber in 43 Ländern befragt wurden.

Die Befragten gehen davon aus, dass 65 Prozent der Jobs, die die zwischen 1995 und 2010 Geborenen ausführen werden, heute noch nicht existieren.

Um diese ausüben zu können, müssen laut der Prognose aber keine neuen Studiengänge oder Ausbildungen eingerichtet werden. Stattdessen ist vor allem lebenslanges Lernen gefragt.

Lebenslanges Lernen erfordert ein perfektes Seminarmanagement

Und hier schließt sich der Kreis zu den HR-Software Bedürfnissen von Personalern. Lebenslanges Lernen kann in einem Betrieb nur gewährleistet werden, wenn Wissen kontinuierlich aufgefrischt wird – am besten in kleinen Dosen, so dass Mitarbeiter nicht von der Vielzahl neuer Informationen überfordert sind, die auf sie einströmen. Das könnte eine Verweigerungshaltung der Mitarbeiter auslösen und zu Lasten der Wettbewerbsfähigkeit gehen.

Hier kann ein performantes Tool für das Seminarmanagement wie das von easysoft wertvolle Dienste leisten. Mit der Software lassen sich zum Beispiel alle gängigen Weiterbildungsformate organisieren: Kongress, Workshop, ein mehrwöchiges Seminar oder die einstündige Arbeitsunterweisung. Firmen stellen ihren Mitarbeitern die jeweiligen Angebote im Internet oder Intranet zur Verfügung.

Das Programm verschafft HR jederzeit den Überblick, wie ausgelastet die angebotenen Seminare sind und wo noch Plätze frei sind. Auch der Status Quo über die laufenden Vorbereitungen ist jederzeit einsehbar. Gibt es noch wichtige ToDo’s oder ist alles im Fluss? Sind zum Beispiel alle Dozenten informiert?

Ein passgenaues Seminarangebot ist ein Muss

Unterm Strich sollte das Seminarangebot eines Unternehmens so passgenau wie möglich ausfallen und an den Bedürfnissen der Mitarbeiter ausgerichtet werden. In diesem Prozess liefern Reporting-Tools HR wichtige Informationen. Innerhalb des Seminarmanagements können beispielsweise abgehaltene Seminare und Referenten bewertet werden. Auch eine Analyse, wie profitabel die einzelnen Veranstaltungen für den weiteren Arbeitsalltag sind, lässt sich erstellen.

Darüber hinaus lassen sich Informationen über ein anstehendes Seminar mit wenigen Klicks an Teilnehmer versenden und Zertifikate, Namenskarten und Statistiken können über den integrierten Berichtsgenerator erstellt und ausgegeben werden. Ebenso sind sämtliche Bildungshistorien der Mitarbeiter abrufbar.

Dass sich eine effiziente Software-Lösung für Seminarmanagement die Personalentwicklung komfortabler, schneller und effizienter macht, kann Diplom-Kauffrau Judith Schäuble, zuständig für Personalentwicklung und HR Development bei der R. Stahl AG in Waldenburg, nur bestätigen. „Seit der Einführung können wir mit weniger Manpower deutlich mehr Projekte stemmen.“ Wenn das mal keine guten Aussichten sind!